Zoom, statement

Sinds de opmars van het beeldbellen is er veel geschreven over ZOOM. Er worden vraagtekens gezet bij de veiligheid in het gebruik van ZOOM. Sommige zaken zijn terecht aan de kaak gesteld, maar er zijn ook een hoop artikelen geplaatst die vooral veel extra ruis en onterechte onzekerheid hebben gecreëerd. Voor de helderheid: Zoom heeft in de afgelopen periode verschillende updates doorgevoerd en meerdere veiligheids- en privacy issues aangepakt. Vanuit Demusa Coaching & Training ondernemen we acties om te zorgen dat gesprekken via Zoom veilig zijn. Deelnemers en coachees maken ook zelf afweging of Zoom voldoet aan de eisen die voor hen zelf willen stellen.

Veiligheid en privacy

Een veel gestelde vraag is of de veiligheid van onze data en privacy niet in het gedrang komt. Wat doet ZOOM met de data die via hun servers loopt, wordt er meegekeken, opgeslagen en doorverkocht?

ZOOM heeft inderdaad een aantal essentiële veranderingen doorgevoerd op het gebied van veiligheid en privacy. De mogelijke issues met betrekking tot veiligheid en privacy zijn onder een loep komen te liggen door de exponentiële toename in gebruik van de applicatie. Deze issues gelden echter niet voor alle manieren waarop ZOOM wordt gebruikt en ook het doorsturen van (persoonlijke) gegevens aan derden is inmiddels aangepakt door ZOOM.

Met verschillende maatregelen kan ongewenst bezoek bovendien goed worden voorkomen.

  • ZOOM heeft de standaard instellingen zodanig aangepast dat er een extra beveiliging in zit. ZOOM lanceert begin mei versie 5.0, hierin zit extra encryptie verwerkt. ZOOM rolt dit gedurende de maand mei wereldwijd uit.
  • De sessie ID komt niet meer in beeld als bijvoorbeeld via Facebook live wordt uitgezonden.
  • Deelnemers nemen plaats in de wachtkamer, de coach/ trainer/ docent van Demusa Coaching & Training geeft persoonlijk toegang na een check op legitiem aanwezig zijn.
  • Nadat de deelnemers of coachee binnen is, doet de coach/ trainer/ docent in dit wenselijk is de meeting op slot, zodat niemand meer aan kan sluiten.
  • De gebruiker laat helemaal geen data achter bij gebruik van ZOOM. In tegenstelling tot de zogenaamde veilige tools is het niet nodig om een login te maken en/of een e-mailadres in te voeren.
  • Demusa Coaching & Training kondigt aan wanneer een meeting/ webinar/ training wordt opgenomen en bewaard deze zorgvuldig. Wanneer deze openbaar wordt gemaakt, zijn de deelnemers vooraf bij aanmelden geïnformeerd. Individuele sessies worden niet opgenomen.
  • Sessies worden beveiligd met een wachtwoord. Alleen de genodigde deelnemers en Demusa Coaching & Training hebben dit wachtwoord. Deel deze beveiligde link dus niet met derden!
  • De host, Demusa Coaching & Training, kan bezoekers blokken en video en geluid direct uitschakelen.

Demusa Coaching & Training en het gebruik van ZOOM

Deze praktijk heeft voor ZOOM gekozen als tool voor videobellen omdat het gebruiksvriendelijk is. Uiteraard moet het inzetten van ZOOM wel verantwoord gebeuren en maken we gebruik van de verschillende veiligheidsopties. We bekijken de instellingen van ons account regelmatig en checken of er aanpassingen nodig zijn. Daarbij maken we de afweging tussen gebruiksgemak en veiligheid.

Voor de gebruiker

Als gebruiker kun je zelf ook een aantal maatregelen nemen (lees hier een artikel over de privacy policy van ZOOM en welke instellingen in de tool belangrijk zijn):

  • Controleer de instellingen van de tool (zie hiervoor bovenstaande link). Vaak staan de instellingen zo gunstig mogelijk voor de aanbieder ingesteld, dat hoeft niet altijd nodig te zijn. Indien gesprekken automatisch opgenomen worden moet dit zelfs gemeld worden aan de partij waar je mee in contact bent (AVG). Als deze optie niet nodig is zet deze dan uit.
  • Indien je een account voor ZOOM aanmaakt, doe dit dan met een eigen e-mailadres en eigen wachtwoord. Maak geen gebruik van inloggen via Google, Facebook of andere partijen.
  • Vermeld wel voornaam en achternaam zodat de coach/ trainer/ docent kan jou kan herkennen in de wachtruimte, mocht je niet je persoonlijke naam willen gebruiken, meld dan een synoniem aan de coach/ trainer/ docent opdat deze jou kan herkennen en toegang kan verlenen.
  • Kies heel bewust welke informatie gedeeld wordt tijdens het videobellen en welke documenten gedeeld worden.
  • Let bij het delen van schermen moet worden voorkomen dat (per ongeluk) andere informatie zichtbaar in beeld is.

Demusa Coaching & Training werkt met een betaald account van ZOOM. Met de wijze waarop Demusa Coaching & Training ZOOM inzet voor coaching, webinars, etc. liggen de veiligheidsrisico’s op een gelijk niveau met andere vergelijkbare applicaties.

Voor de praktijk

Demusa Coaching & Training acht ZOOM geschikt voor het coachgesprek met de coachee. Het is hierbij ook aan deelnemers en coachees om zelf rekening te houden met de vertrouwelijkheid van het gesprek en de mate van beveiliging van het medium. Bij twijfel nodigt Demusa Coaching & Training deelnemers en coachees uit om dit kenbaar te maken en indien gewenst passende afspraken te maken.

Aan bovenstaande tekst kunnen geen rechten worden ontleend. Deze tekst is overgenomen van de NOBCO (Nederlandse Orde van Beroepscoaches) waar deze praktijk bij is aangesloten en aangepast voor de eigen praktijk.